Ticker Bürgeramt: Situation und Maßnahmen

Das Bürgeramt der Stadt Leonberg befindet sich im Alten Rathaus auf dem Marktplatz.  | © Leila Fendrich

 

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Montag, 6. Mai

Die Störung bei Komm.One ist behoben, es können wieder Ausweisdokumente beantragt werden.

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Donnerstag, 2. Mai

Aufgrund einer Software-Störung von Komm.One können derzeit keine Ausweisdokumente beantragt werden. Wir informieren, sobald das Problem behoben ist und bitten um Verständnis.

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Dienstag, 23. April

15 Uhr: Viele Bürgerinnen und Bürger stellen häufig ähnliche Fragen. Damit sie dafür nicht mehr im Bürgeramt anrufen müssen, hat die Stadt die häufigsten Fragen und Antworten auf der städtischen Webseite zusammengestellt. Sie finden den Text im Nachrichtenbereich mit dem Titel "Bürgeramt: Fragen und Antworten"

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Freitag, 19. April

14 Uhr: Die Situation im Bürgeramt bleibt angespannt, weil weiterhin in der Vergangenheit gebuchte Termin abgearbeitet werden und viele Spontanbesuche stattfinden. Allerdings können die meisten Bürgerinnen und Bürger, die eine Wartemarke gezogen haben, auch am Schalter bedient werden. Einige Personen mussten auf einen Besuch am Folgetag vertröstet werden, weil der Andrang zu groß wurde.

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montag, 15. April

16 Uhr: Die Maßnahmen, die vergangene Woche von der Stadt Leonberg ergriffenen wurden, zeigen Wirkung. Aktuell können nahezu alle Bürgerinnen und Bürger, die ins Alte Rathaus kommen, ihre Anliegen vorbringen. Die Lage bleibt trotzdem weiter angespannt. Bürgerinnen und Bürger müssen sich auf lange Wartezeiten einstellen.

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Freitag, 12. April

11 Uhr: Die Telefone im Alten Rathaus funktionieren wieder.

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Donnerstag, 11. April

13.30 Uhr: Das Bürgeramt ist derzeit telefonisch nicht erreichbar. Nach einem Stromausfall am Mittwoch, 10. April, ist die Telefonanlage im Alten Rathaus gestört.

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Mittwoch, 10. April

Amtshilfe als Teil der Lösung

Viele Bürgerinnen und Bürger hatten in den vergangenen Wochen und Monaten vergeblich versucht einen Termin über die städtische Webseite zu buchen. Deshalb wurde das Online-Terminsystem Anfang April abgeschafft. Doch seitdem ist der Andrang auf das Bürgeramt und die Ortschaftsverwaltungen riesengroß und nicht zu stemmen. Weil die bereits in der Vergangenheit gebuchten Termine aktuell und in den kommenden Wochen noch aufgenommen und abgearbeitet werden und Personalausfälle hinzukommen, haben nur wenige Bürgerinnen und Bürger, die ohne Termin kommen, die Chance, ihre Anliegen vorzubringen. Die Schlange vor dem Alten Rathaus am Marktplatz ist lang.

Der Zustand ist weder für die Mitarbeitenden noch für die Bürgerinnen und Bürger zumutbar. Deshalb haben die Verantwortlichen der Stadt in dieser Notsituation nach weiteren Lösungen gesucht. Und sie waren erfolgreich: Neben digitalen Maßnahmen unterstützen ab sofort weitere Mitarbeitende, die eigentlich in anderen Fachbereichen tätig sind, ihre Kolleginnen und Kollegen im Bürgeramt.

So unterstützt nun zum Beispiel eine Kollegin aus dem Gewerbeamt am Schalter und bearbeitet Anliegen rund um Personalausweis, Reisepass, Meldebescheinigung und Co. Eine andere, die eigentlich im Bauamt tätig ist, bearbeitet die Behördenpost. Drei Auszubildende halten beispielsweise außerdem ab sofort den Kolleginnen und Kollegen am Schalter den Rücken frei, indem sie die aufgenommene Anliegen im Hintergrund abarbeiten.

Außerdem: Polizeiliche Führungszeugnisse und Gewerbezentralregisterauszüge stellt ab sofort nicht mehr das Bürgeramt, sondern das Gewerbeamt aus. Es befindet sich im zweiten Obergeschoss des Alten Rathauses. Schilder weisen den Bürgerinnen und Bürgern den Weg. Für diese Anliegen müssen keine Wartemarken im Eingangsbereich gezogen werden. 

Nur möglich mit großem Teamgeist

Voraussetzung für diese kollegiale Aushilfstätigkeit ist, dass die Mitarbeitenden bereits zuvor in einem Bürgeramt gearbeitet haben, um die Mitarbeitenden vor Ort zielführend zu unterstützen.

"Die Tätigkeiten im Bürgeramt sind keinesfalls trivial sondern teils sehr komplex. Diejenigen, die Anliegen aufnehmen und abarbeiten, brauchen diese Erfahrung zwingend. Wenn nicht, würde es Wochen oder Monate dauern, bis die Helferinnen und Helfer überhaupt eingelernt sind und die Systeme bedienen können. Wir benötigen diese Unterstützung aber sofort. Und ich bin den Kolleginnen und Kollegen dafür sehr dankbar", betont der Abteilungsleiter für Sicherheit und Ordnung, Dominik Grün, unter dessen Zuständigkeit auch das Bürgeramt fällt.

Neben der Hilfsbereitschaft aus dem Kollegenkreis prüft die Stadt aktuell, ob externe Unternehmen ebenfalls Abhilfe schaffen und Personal zur Verfügung stellen können. 

Zwei weitere Stellen geschaffen

Baubürgermeister Klaus Brenner schilderte die Gesamtsituation in der Gemeinderatssitzung am Dienstagabend, 9. April. Unter anderem wurde Einblick in die personelle Situation im Bürgeramt und den Ortschaftsverwaltungen gegeben und aufgezeigt, welche Herausforderungen auf die Mitarbeitenden in den Ämtern aktuell zukommen. Die Stadt und die Rätinnen und Räte suchten daraufhin gemeinsam nach einer zielführenden Lösung. Das Ergebnis: Der Weg für zwei weitere Stellen im Bürgeramt wurde einstimmig freigemacht. Die Stellen werden unmittelbar ausgeschrieben und sind zunächst auf ein Jahr befristet. 

Online-Dienste nutzen

Ein weiteres Ziel der Stadt ist es, dass sich möglichst wenige Bürgerinnen und Bürger überhaupt erst auf den Weg zum Bürgeramt und die Ortschaftsverwaltungen machen müssen. Denn für einige Dienste ist es nicht zwingend erforderlich, persönlich vorzusprechen. So können etwa Abmeldungen ins Ausland sowie Meldebescheinigungen vollständig über das Netz abgewickelt werden. Für viele digitalen Dienstleistungen sind allerdings eine Online-Ausweisfunktion und ein registrierter Zugang zu Service-BW erforderlich. Die Stadt bittet alle Bürgerinnen und Bürger darum, diese und weitere Dienste über www.leonberg.de/Bürgerservice wahrzunehmen und dafür nicht im Bürgeramt zu erscheinen. 

Einreisebestimmungen prüfen

Für den Antrag von Ausweisdokumenten, besonders für den Reisepass, empfiehlt die Stadt, sich online oder telefonisch beim Auswärtigen Amt zu informieren, welche Dokumente für die Einreise nötig sind. Für eine Einreise in manche Länder außerhalb des Schengen-Raums benötigen Bürgerinnen und Bürger keinen Reisepass, ein gültiger Personalausweis ist ausreichend – genau wie in alle anderen Länder der Europäischen Union. Das Auswärtige Amt teilte vor kurzem mit, dass in ganz Deutschland im Jahr 2024 außergewöhnlich viele Reisepässe neu beantragt und ausgestellt werden. Bürgerinnen und Bürger werden daher gebeten, möglichst früh zu prüfen, ob ihr Reisepass gültig ist – falls eine Reise außerhalb der EU ansteht. 

Kommunikation im Fokus

Die Stadt wird insbesondere auf ihrer Webseite www.leonberg.de und auf den Sozialen Medien, aber auch im Amtsblatt, die Bürgerinnen und Bürger über die aktuelle Lage im Bürgeramt weiter umfangreich informieren. Bis sich die Gesamtsituation entspannt hat, ist auf diesen Kanälen der aktuelle Stand zum Bürgeramt einsehbar. Wenn möglich wird angegeben, wie viele Wartemarken am Morgen und am Mittag ausgegeben werden können. Die Texte werden auch kurz und knapp auf der städtischen Internetseite hochgeladen.

Darüber hinaus steht schon jetzt ein umfangreicher Text mit häufig gestellten Fragen rund um das Bürgeramt online und in der aktuellen Amtsblatt-Ausgabe zur Verfügung. Die Auflistung wird stetig erweitert, sodass sich möglichst viele Fragen schon im Vorfeld eines Besuchs oder eines Anrufs klären. Es lohnt sich also, den Text regelmäßig neu aufzurufen. 

Weiterhin Verständnis und Geduld nötig

Trotz der vielen Maßnahmen wird nicht alles unmittelbar reibungslos funktionieren. Es wird auch weiterhin zu längeren Wartezeiten kommen. Wenn die Kolleginnen und Kollegen aus dem Krankenstand zurück im Dienst sind und die bereits gebuchten Termine abgearbeitet wurden, geht die Stadt jedoch davon aus, dass sich die Lage entspannen wird. Bis dahin bittet die Stadt weiterhin um Verständnis und um Verzeihung für die Unannehmlichkeiten.